e-Doręczenia po 10 grudnia. Ważne zmiany w obszarze cyfrowej korespondencji

Już od 10 grudnia 2023 r. większość podmiotów administracji publicznej, osoby zaufania publicznego oraz niektórzy przedsiębiorcy będą zobligowani do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych. Nowa forma ma być równoważna z dotychczasową przesyłką poleconą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru lub z doręczeniem osobistym. Z myślą o osobach wykluczonych cyfrowo wprowadzono tzw. publiczną usługę hybrydową (PUH).

Ważne pojęcia z obszaru e-doręczeń

Doręczenie elektroniczne („e-doręczenie”) to wprowadzona przez ustawę z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (dalej: „Ustawa o e-doręczeniach”)[1] cyfrowa forma korespondencji pomiędzy podmiotem publicznym, a niepublicznym równoważna z doręczeniem listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Korespondencja poprzez system e-doręczeń jest co do zasady bezpłatna tj. za korespondencję z podmiotem publicznym w ramach publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) nie pobiera się opłat. Jedynie za wymianę korespondencji między dwoma niepublicznymi podmiotami w ramach PURDE lub w ramach kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego należna będzie odpowiednia opłata.

Rozróżnienie podmiotów biorących udział w systemie e-doręczeń na podmioty publiczne oraz niepubliczne jest istotne z punktu widzenia obowiązków, jakie Ustawa o e-doręczeniach na nie nakłada.

Na gruncie tych przepisów podmiot publiczny oznacza:

1. jednostkę sektora finansów publicznych[2],

2. inne niż określone w lit. a państwowe jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej,

3. inne niż określone w lit. a osoby prawne utworzone w szczególnym celu zaspokajania potrzeb o charakterze powszechnym, niemające charakteru przemysłowego ani handlowego, jeżeli podmioty, o których mowa w tym przepisie oraz w lit. a i b, pojedynczo lub wspólnie, bezpośrednio albo pośrednio przez inny podmiot:

• finansują je w ponad 50% lub
• posiadają ponad połowę udziałów albo akcji, lub
• sprawują nadzór nad organem zarządzającym lub
• mają prawo do powoływania ponad połowy składu organu nadzorczego lub zarządzającego,

4. związki podmiotów, o których mowa w lit. a-c, jeżeli realizują zadania publiczne,

5. komornika sądowego.

Z kolei za podmiot niepubliczny zgodnie z Ustawą o e-doręczeniach uważa się osobę fizyczną oraz każdy inny podmiot niebędący podmiotem publicznym, w tym np. przedsiębiorcę wpisanego do CEIDG lub KRS.

E-doręczenie funkcjonuje w ramach adresów do doręczeń elektronicznych (ADE), a każdy z nich wpisywany jest do publicznego rejestru zwanego Bazą Adresów Elektronicznych (BAE). Rejestr ten jest w pełni jawny dla podmiotów publicznych i służy ustaleniu ADE adresata. Dla przedsiębiorców oraz osób fizycznych dane dotyczące „osobistego” ADE przewidzianego dla osoby fizycznej nie będą widoczne, podmioty te będą miały dostęp jedynie do informacji o ADE podmiotu, który jest przedsiębiorcą. 

Ustawa o e-doręczeniach ADE definiuje zaś jako adres elektroniczny podmiotu, który korzysta z następujących usług:

1. publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE), lub
2. kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, umożliwiający jednoznaczną identyfikację nadawcy lub adresata danych przesyłanych w ramach tych usług, lub
3. publicznej usługi hybrydowej (PUH).

Pierwsze dwie usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego stanowią usługi umożliwiające przesłanie danych między stronami trzecimi drogą elektroniczną i zapewniające dowody związane z posługiwaniem się przesyłanymi danymi, w tym dowód wysłania i otrzymania danych, oraz chroniące przesyłane dane przed ryzykiem utraty, kradzieży, uszkodzenia lub jakiejkolwiek nieupoważnionej zmiany.

Usługę publiczną od kwalifikowanej odróżnia przede wszystkim to, że tę pierwszą zgodnie ze standardem wynikającym z Ustawy o e-doręczeniach świadczy Operator Wyznaczony, którym, zgodnie z decyzją Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej, w latach 2016–2025 jest Poczta Polska SA.

Ponadto usługa ta zapewnia:

1. identyfikację nadawcy przed wysłaniem danych i adresata przed dostarczeniem danych,
2. zabezpieczenie wysłania i otrzymania danych zaawansowaną pieczęcią elektroniczną w sposób wykluczający możliwość niewykrywalnej zmiany danych,
3. wskazanie nadawcy i adresatowi każdej zmiany danych niezbędnej do celów wysłania lub otrzymania danych,
4. wskazanie, za pomocą kwalifikowanego elektronicznego znacznika, czasu, daty i czasu wysłania, otrzymania i wszelkiej zmiany danych.

W przypadku zaś kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego mówimy o usłudze rejestrowanego doręczenia elektronicznego, która spełnia wymogi z art. 44 Rozporządzenia eIDAS[3] tj.:

1. jest świadczona przez co najmniej jednego kwalifikowanego dostawcę usług zaufania,
2. z dużą dozą pewności zapewnia identyfikację nadawcy,
3. zapewnia identyfikację adresata przed dostarczeniem danych,
4. wysłanie i otrzymanie danych są zabezpieczone zaawansowanym podpisem elektronicznym lub zaawansowaną pieczęcią elektroniczną kwalifikowanego dostawcy usług zaufania w taki sposób, by wykluczyć możliwość niewykrywalnej zmiany danych,
5. każda zmiana danych niezbędna do celów wysłania lub otrzymania danych jest wyraźnie wskazana nadawcy i adresatowi danych,
6. data i czas wysłania, otrzymania i wszelkiej zmiany danych są wskazane za pomocą kwalifikowanego elektronicznego znacznika czasu.

Porównując wymogi stawiane przez Ustawę o e-doręczeniach oraz Rozporządzenie eIDAS dla odpowiednio publicznej oraz kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego można stwierdzić, że względnie są ze sobą zbieżne (za wyjątkiem podmiotów, które te usługi będą mogły świadczyć). Podmioty niepubliczne mogą dokonać między nimi wyboru i jak wskazuje literatura „z prawnego punktu widzenia, chociaż powyżej wymienione usługi nieznacznie się różnią od siebie, to niezależnie od tego, którą z nich podmiot niepubliczny użyje, osiągnie ten sam skutek prawny”[4].

Jak wspomniano, wyżej wymienione podmioty niepubliczne mogą dokonać wyboru pomiędzy usługą PURDE oraz kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Jeśli podmiot niepubliczny wybierze obie te usługi, to dla każdej z nich przewidziany będzie osobny ADE. Natomiast podmioty publiczne w ramach komunikacji między sobą lub z podmiotami niepublicznymi zobligowane są do korzystania wyłącznie z PURDE.

Ostatnią z usług przewidzianych przez Ustawę o e-doręczeniach jest publiczna usługa hybrydowa (PUH), świadczona przez Operatora Wyznaczonego, którą ustawa definiuje częściowo poprzez odesłanie do Prawa Pocztowego. PUH polega zatem na przesyłaniu przesyłek pocztowych przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, jeżeli na etapie przyjmowania, przemieszczania lub doręczania przekazu informacyjnego przyjmują one fizyczną formę przesyłki listowej.

Innymi słowy PUH polega na przetworzeniu przez Pocztę Polską korespondencji podmiotu publicznego w postaci papierowej do korespondencji w postaci elektronicznej i przesłaniu jej do adresata będącego podmiotem niepublicznym.

Co istotne, PUH jest wyjątkiem od zasady komunikacji cyfrowej, w której nadawcą jest podmiot publiczny, a odbiorcą podmiot niepubliczny. Została ona przewidziana jedynie dla osób wykluczonych cyfrowo i osób, które z różnych przyczyn nie mogą skorzystać z PURDE, bądź kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego.

Kto ma (będzie miał) obowiązek dysponować adresem do doręczeń elektronicznych (ADE)?

Obowiązek dysponowania adresem do doręczeń elektronicznych obowiązywać będzie podmioty publiczne, przedsiębiorców oraz zawody zaufania publicznego (pełna lista w dalszej części artykułu wraz z harmonogramem wprowadzania tego obowiązku).

Obowiązek ten nie będzie dotyczyć osób fizycznych (o ile nie wykonują działalności objętej wpisem do CEIDG), dla nich system e-doręczeń pozostaje fakultatywny i w każdej chwili będą mogli z niego zrezygnować.

10 grudnia 2023 r. – dlaczego ta data jest istotna dla omawianego zagadnienia?

W dniu 10 grudnia 2023 r. system obowiązkowych e-doręczeń zacznie obowiązywać niektóre podmioty tj.:

• organy administracji rządowej, jednostki budżetowe obsługujące te organy, inne organy władzy publicznej, w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe, które je obsługują,
• jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitarne oraz samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego,
• Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Kasę Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, Narodowy Fundusz Zdrowia,
• agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne, państwowe i samorządowe instytucje kultury, inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych,
• osoby wykonujące zawody zaufania publicznego (adwokaci, radcy prawni, doradcy podatkowi, doradcy restrukturyzacyjni, rzecznicy patentowi, notariusze),
• podmioty niepubliczne wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego od 10 grudnia 2023 r. (podmioty niepubliczne wpisane do KRS przed 10 grudnia 2023 r. zobowiązane będą do posiadania ADE od 10 marca 2024 r.).

W dalszym etapie wdrażania systemu e-doręczeń obowiązek ten będzie dotyczyć:

od 1 stycznia 2024 r.:

• podmioty niepubliczne składające wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) po 31 grudnia 2023 r.,
• podmioty niepubliczne wpisane do CEIDG do 31 stycznia 2023 roku, jeśli zmienią coś w CEIDG od 30 września 2025 roku do 30 września 2026 r.,

od 10 marca 2024 r.:

• podmioty niepubliczne wpisane do KRS przed 10 grudnia 2023 r.,

od 1 stycznia 2025 r.:

• wszystkie inne podmioty publiczne,

od 1 października 2026 r.

• podmioty niepubliczne wpisane do CEIDG przed 31 grudnia 2023 roku, jeśli nie zmieniły nic w CEIDG od 30 września 2025 roku do dnia 30 września 2026 roku,

od 1 października 2029 r:

• jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne i samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi hybrydowej,
• sądy, trybunały, komorników, prokuratury, organy ścigania i Służbę Więzienną.

Znaczenie e-doręczeń dla przedsiębiorców

Jak wskazano wyżej, przedsiębiorcy zobligowani będą do posiadania ADE. W celu jego uzyskania zainteresowany podmiot musi złożyć wniosek o utworzenie adresu oraz skrzynki do doręczeń elektronicznych. Dodatkowo konieczne będzie złożenie wniosku o wpis lub aktualizacje danych w odpowiednio rejestrze CEiDG lub KRS w przedmiocie informacji o ADE. Przedmiotowy wniosek złożyć można jedynie online, poprzez rządową stronę biznes.gov.pl, przy wykorzystaniu profilu zaufanego lub e-dowodu.

Następnie, po tym jak wniosek o utworzenie ADE i skrzynki zostanie zweryfikowany i zaakceptowany, utworzoną skrzynkę trzeba będzie aktywować – jedynie aktywowana skrzynka czyni zadość obowiązkowi posiadania ADE. Termin na aktywację jest dowolny, przy czym najpóźniej należy to zrobić w dniu, w którym wymóg posiadania ADE zaczyna obowiązywać zgodnie z przedstawionym wyżej harmonogramem.

Warto podkreślić, że jeżeli dany podmiot ubiega się o ADE „osobisty” przewidziany dla osoby fizycznej oraz zobowiązany jest do posiadania ADE z uwagi na fakt, że wykonuje zawód zaufania publicznego lub jest przedsiębiorcą działającym w formie objętej wpisem do KRS, to koniecznym będzie złożenie osobnych wniosków o utworzenie ADE dla każdej z tych ww. ról.

Ponadto właściciel skrzynki wyznaczyć musi administratora, a więc osobę wyznaczoną do zarządzania nią. Składając wniosek o utworzenie adresu i skrzynki do doręczeń elektronicznych wnioskodawca będzie mógł wskazać tylko jednego administratora. W dalszym etapie tj. po aktywacji skrzynki będzie można wskazać więcej niż  jednego administratora. Jak wskazuje rządowa strona[5], wynika to bardziej z aspektów technicznych aniżeli prawnych i wkrótce będzie można wskazywać więcej niż jednego administratora już w pierwszym przedmiotowym wniosku.

Niezwykle istotnym jest podniesienie kwestii daty doręczenia korespondencji przy wykorzystaniu PURDE oraz kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Zgodnie z art. 42 Ustawy o e-doręczeniach korespondencja jest uznawana za doręczoną w dacie wskazanej w dowodzie otrzymania.

Dowód otrzymania z kolei wystawiany jest w przypadku:

1. podmiotów niepublicznych – po odebraniu korespondencji przekazanej na adres do doręczeń elektronicznych;
2. podmiotów publicznych – po wpłynięciu korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych.

Za odebranie, o którym mowa w ww. pkt a), uważa się każde działanie adresata posiadającego adres do doręczeń elektronicznych, powodujące, że adresat dysponuje dokumentem, który wpłynął na ten adres i może zapoznać się z treścią odebranego dokumentu. Z kolei wpłynięcie, o którym wspomniano w pkt b) oznacza zaistnienie warunków technicznych umożliwiających adresatowi odebranie doręczanego dokumentu.

Ustawa o e-doręczeniach przewiduje dodatkowo tzw. fikcje doręczeń. Oznacza to, że jeżeli korespondencja nie zostanie odebrana przez 14 dni od jej wpłynięcia na skrzynkę, to wystawiony zostanie dowód otrzymania, a korespondencja zostanie uznana za doręczoną do adresata. Wobec czego podmiot niepubliczny, który wpisany jest do BAE, powinien regularnie kontrolować wpływającą korespondencję na skrzynkę. Pomocne w tym przypadku jest jednak to, że właściciel skrzynki po złożeniu wniosku o utworzenie ADE wskazuje adres e-mail, na który przychodzić będą powiadomienia o wpłynięciu korespondencji.

Podmiot niepubliczny może w dowolnej chwili zrezygnować z uczestnictwa w PURDE, przy czym zgodnie z art. 23 ust. 2 Ustawy o e-doręczeniach, podmiot niepubliczny wykonujący zawód zaufania publicznego może zrezygnować z PURDE pod warunkiem zapewnienia doręczania mu korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych powiązany z kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego wpisany do bazy adresów elektronicznych.

Na koniec warto jeszcze wspomnieć o znaczeniu e-doręczeń w odniesieniu do ePUAP. Oba te systemy choć zdawać się mogą podobne, nie są ze sobą powiązane tj. doręczenie korespondencji na skrzynkę w ramach e-doręczenia nie skutkuje doręczeniem jej na skrzynkę przewidzianą w ePUAP. Nie jest możliwe także przesyłanie korespondencji pomiędzy skrzynką w ePUAP, a skrzynką przewidzianą dla e-doręczeń. Ponadto celem ustawodawcy jest całkowite zastąpienie ePUAP systemem e-doręczeń[6]. Proces ten, zgodnie z art. 147 Ustawy o e-doręczeniach, będzie trwał aż do 30 września 2029 r. W tym czasie wprowadzano regulacje przejściowe (art. 147-148 Ustawy o e-doręczeniach), zgodnie z którymi doręczenia w ramach ePUAP równoważne będą z doręczeniem w ramach PURDE. Taki przejściowy okres „wymaga także po stronie adresata korespondencji (w tym w szczególności podmiotu niepublicznego) znajomości przynajmniej dwóch równoważnych systemów doręczeń”[7], a więc konieczne będzie nadzorowanie korespondencji z obu tych systemów tak, by nie pominąć żadnego doręczenia.

Katarzyna Majer-Gębska

Adwokat, Koordynator Działu Prawa Rynku Kapitałowego, Kancelaria Sadkowski i Wspólnicy

Specjalizuje się w prawie rynku kapitałowego, ze szczególnym uwzględnieniem działalności funduszy inwestycyjnych oraz firm inwestycyjnych, AML, ESG, prawie handlowym i finansowym.

Posiada doświadczenie w zakresie pełnienia funkcji inspektora nadzoru w podmiotach rynku kapitałowego. Zasiada w radach nadzorczych podmiotów regulowanych.

Prowadzi szkolenia m.in. z zakresu funkcjonowania podmiotów rynku kapitałowego, AML i crowdfundingu. Wykładowca prawa energetycznego na Wydziale MEiL Politechniki Warszawskiej.

Źródło

Kwiatek, A. Skóra, M. Adamczyk, K. Szelągowska, K. Wach, Doręczenia elektroniczne. Komentarz, Warszawa 2023.

https://www.gov.pl/web/e-doreczenia

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. 2020 poz. 2320),
• Ustawa z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. 2012 poz. 1529),
• Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. 2009 Nr 157 poz. 1240).
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE

---

[1] Dz. U. 2020 poz. 2320

[2] Sektor ten zgodnie z ustawą z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych tworzą: organy władzy publicznej, w tym organy administracji rządowej, organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz sądy i trybunały; jednostki samorządu terytorialnego oraz ich związki; związki metropolitalne; jednostki budżetowe; samorządowe zakłady budżetowe; agencje wykonawcze; instytucje gospodarki budżetowej; państwowe fundusze celowe; Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego; Narodowy Fundusz Zdrowia; samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej; uczelnie publiczne; Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne; państwowe i samorządowe instytucje kultury; inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych, z wyłączeniem przedsiębiorstw, instytutów badawczych, instytutów działających w ramach Sieci Badawczej Łukasiewicz, banków oraz spółek prawa handlowego; Bankowy Fundusz Gwarancyjny.

[3] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE

[4] K. Wach [w:] Doręczenia elektroniczne. Komentarz, red. B. Kwiatek, A. Skóra, Warszawa 2023, art. 25.

[5] https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/pytania-i-odpowiedzi

[6] https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/pytania-i-odpowiedzi

[7] A. Skóra [w:] Doręczenia elektroniczne. Komentarz, red. B. Kwiatek, Warszawa 2023, art. 147.