27 września 2019

Zakładanie jednoosobowej działalności gospodarczej

Udostępnij

– Rejestracja działalności gospodarczej często jest demonizowana, a tak naprawdę jest dla przedsiębiorcy najprostszym krokiem – mówi Piotr Piasecki, specjalista ds. podatków, wspólnik w Biurze Rachunkowym Piasecki Gągała. Niemniej, aby rejestracja przebiegła szybko i gładko, warto przemyśleć kilka kwestii zanim złożymy wniosek w urzędzie.

Początkującym przedsiębiorcom eksperci polecają założenie jednoosobowej działalności gospodarczej ponieważ jej rejestracja jest najprostsza i najszybsza, do tego generuje najmniejsze obciążenia finansowe. – Spółka cywilna jest niedoregulowana prawnie, co powoduje niejasności i problemy we współpracy z przedsiębiorcami. Nie jest to forma prawna, którą poleciłbym początkującym przedsiębiorcom – radzi Piotr Piasecki. Jego zdaniem, jedyną alternatywą dla jednoosobowej działalności gospodarczej, którą warto rozpatrzeć na początku drogi biznesowej, jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością.

Według eksperta, pozostałe formy działalności gospodarczej – spółka komandytowa, komandytowo-akcyjna, akcyjna – już na samym starcie generują dużo większe koszty, ponieważ nie odpowiadają potrzebom początkujących przedsiębiorców i uniemożliwiają skorzystania z preferencji przeznaczonych dla JDG takich jak ulga na ZUS.

Zanim założymy działalność

Proces rejestracji jednoosobowej działalności gospodarczej jest stosunkowo prosty, niemniej zanim do niej przystąpimy, warto zawczasu przemyśleć kilka kwestii: ustalić adresy, które musimy podać podczas rejestracji, sposobu prowadzenia księgowości, płacenia zaliczek na podatek dochodowy czy przygotowania odpowiednich dokumentów przy rejestracji do VAT.

Zacznijmy od adresów. Rejestrując działalność gospodarczą jesteśmy zobowiązani wskazać trzy adresy – zamieszkania, siedziby działalności gospodarczej oraz korespondencyjny. Pierwszy z nich determinuje właściwość urzędu skarbowego, zarówno na potrzeby podatku dochodowego, jak i VAT. Drugi będziemy podawać na fakturach, (trafi też bezpośrednio do rejestru CEIDG), zaś na trzeci będzie przychodziła korespondencja, będzie on również widoczny w CEIDG.

– Podstawową zasadą, którą zalecam przy podawaniu adresów do ewidencji działalności gospodarczej jest to, żeby tym podstawowym (siedziby działalności) był adres, na który odbieramy korespondencję – radzi Piotr Piasecki. Dlaczego akurat taka kombinacja jest najkorzystniejsza? W ten sposób możemy ochronić się przez upublicznieniem adresu zamieszkania. Adres siedziby, który jest adresem głównym, trafia do rejestru i jest jawny. Wybierając adres korespondencyjny na adres główny, unikamy ujawnienia naszego prywatnego adresu.

Pamiętajmy o obowiązku udokumentowania tytułu prawnego do nieruchomości, która widnieje pod adresem prowadzenia działalności gospodarczej podanym w rejestrze. Takim tytułem może być zarówno własność, użyczenie, jak i najem. Dokument ten jest niezbędny przy rejestracji do VAT.

Jeśli planujemy założenie działalności gospodarczej i mamy zamiar prowadzić ją w wynajmowanym lokalu, należy zawrzeć w umowie najmu odpowiednie zapisy zezwalające na prowadzenie działalności pod wskazanym adresem. – Urząd Skarbowy podczas rejestracji do VAT może nas wezwać do okazania takiej umowy. Niezadbanie o tę rzecz sprawi, że kontrahent nie będzie miał prawa do odliczenia VAT z wystawionej przez nas faktury, jeśli wystawiamy ją jako VAT-owiec – uczula ekspert.

W sytuacji, kiedy mieszkamy w wynajmowanym mieszkaniu i chcemy w nim prowadzić działalność, zawsze możemy spróbować renegocjować umowę najmu i dodać odpowiednie zapisy, tak aby część płaconej kwoty z tytułu najmu uwzględniała prowadzenie działalności pod tym adresem. Dzięki temu kwotę tę wliczymy w poczet kosztów uzyskania przychodu.

W przypadku kiedy nie ma konieczności dostosowywania wynajmowanego lokalu do prowadzenia działalności gospodarczej i nie zmienimy przeznaczenia użytkowego lokalu nie ponosimy żadnych dodatkowych kosztów, bo właściciel lokalu nie zostanie obciążony dodatkowymi podatkami od nieruchomości, które musiałby pokryć podnosząc nam czynsz.

Działalność możemy zarejestrować również w domu rodziców. W tej należy sporządzić umowę użyczenia. – Umowa bezpłatnego użyczenia pomiędzy osobami, które są ze sobą blisko spokrewnione, nie jest opodatkowana. Nie powstają żadne dodatkowe koszty i możemy spokojnie zarejestrować działalność – zwraca uwagę ekspert.

Rejestrację do VAT przyspieszy dołączenie do formularza rejestracyjnego krótkiego pisma, w którym wskazujemy, że jesteśmy właścicielem lub współwłaścicielem nieruchomości oraz podajemy numer jej księgi wieczystej. – Wtedy urząd skarbowy już samodzielnie będzie mógł samodzielnie sprawdzić czy posiadamy tytuł prawny do tej nieruchomości – radzi Piotr Piasecki.

Dlaczego jest to takie ważne? Jeśli nie zadbamy o to zawczasu, wydłuży nam się proces rejestracji na potrzeby VAT. – Urzędy Skarbowe są obecnie zobligowane do tego, by potwierdzać tytuły prawne podatników do lokalu – przypomina ekspert.

Rejestracja jednoosobowej działalności gospodarczej

– Rejestracja działalności gospodarczej często jest demonizowana, a tak naprawdę jest dla przedsiębiorcy najprostszym krokiem – uspokaja Piotr Piasecki. Aby zarejestrować działalność należy się udać do urzędu gminy lub dzielnicy. Można to zrobić również online. – Dlatego zachęcam do założenia profilu zaufanego, czyli narzędzia potwierdzającego naszą tożsamość w internecie, bo dzięki niemu możemy zarejestrować działalność zdalnie – zwraca uwagę. Profil zaufany możemy założyć w banku, jeśli świadczy tego typu usługi, oraz w urzędzie skarbowym lub ZUS-ie. Przez proces rejestracji przeprowadzi nas kreator na stronie internetowej urzędu. Jedyne, co musimy zrobić, to wydrukować wniosek i udać się do Urzędu w celu jego podpisania. Popularne ostatnio również stało się zakładanie działalności za pośrednictwem banku.

Niezależnie od tego, na na jaki sposób rejestracji się zdecydujemy, wypełniamy ten sam formularz – CEIDG-1. Podajemy w nim m.in.: dane osobowe, teleadresowe, kody PKD wskazujące przedmiot naszej działalności, a także dokonujemy wyboru:

  • opodatkowania na cele podatku dochodowego (ogólnie/liniowo/ryczałt/karta podatkowa)
  • formy zaliczki na podatek dochodowy (miesięcznie czy kwartalnie)
  • formy prowadzenia ksiąg (Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów lub ryczałt).

– Należy uważać, aby na tym etapie przypadkiem nie wybrać prowadzenia ksiąg w formie ksiąg handlowych, gdyż jest to dużo bardziej skomplikowany system rozliczania. W zupełności wystarczy księga przychodów i rozchodów – radzi ekspert.

Po wypełnieniu wniosku CEIDG-1 pozostaje nam jeszcze rejestracja na potrzeby VAT oraz ZUS. Ekspert zwraca uwagę, że rejestracja do VAT sprawia zazwyczaj dużo trudności nowym przedsiębiorcom.

Rejestracji należy dokonać składając dokument VAT-R, w którym wskazujemy m.in. jak będziemy opłacać podatek od towarów i usług – w formie memoriałowej czy kasowej. Rejestracja następuje z datą wskazaną w formularzu, niemniej w praktyce może potrwać od miesiąca do trzech. Kluczowe jest tutaj jak najszybsze przekazanie wspomnianego wcześniej tytułu prawnego do nieruchomości. Dlaczego? Urząd skarbowy musi zweryfikować tytuł prawny do lokalu. W tym celu wysyła urzędnika na tzw. wizytację. Jeśli zastanie kogoś na miejscu, poprosi o podanie tożsamości oraz spyta czy w lokalu jest prowadzona działalność gospodarcza. Jeśli w lokalu nikogo nie będzie, na adres wskazany przez przedsiębiorcę zostanie wysłane pismo w celu sprawdzenia, czy ktokolwiek na nie odpowie, a to wydłuża proces rejestracji.

– Formularz VAT-R złóżmy razem z wnioskiem do CEIDG, natomiast tytuł prawny do nieruchomości wraz z krótką informacją o charakterze prowadzonej działalności prześlijmy do urzędu skarbowego. Przyspieszy to znacznie proces rejestracji do VAT – zaleca ekspert. Należy mieć również na uwadze, że przez pierwszy rok VAT opłacamy miesięcznie.

To jeszcze nie koniec formalności. Została nam bowiem rejestracja w ZUS, której można dokonać na trzy sposoby: dołączając wniosek do zgłoszenia przez CEIDG, samodzielnie przez profil PUE ZUS lub przez program Płatnik. W ostatnim przypadku, rejestracji dokonuje za nas Biuro Rachunkowe.

Jeśli decydujemy się na samodzielną rejestrację warto skorzystać z platformy internetowej ZUS PUE, na którą możemy się zalogować używając profilu zaufanego. Przy rejestracji musimy wybrać, czy korzystamy z ulgi na ZUS czy zgłaszamy się na mały lub pełny ZUS. W pierwszym przypadku rejestrujemy się na formularzu ZUS ZZA, natomiast w drugim na ZUS ZUA. Podczas rejestracji wymagane jest podanie kodu ubezpieczenia:

  • 05 40 dla rejestracji z „ulgą na ZUS”
  • 05 70 dla rejestracji na mały ZUS
  • 05 10 dla rejestracji na pełen ZUS

– Miejmy na uwadze, że rejestracja na mały lub pełny ZUS pozbawia nas prawa do korzystania z ulgi na ZUS, nawet jeśli zgłosimy się omyłkowo – przestrzega Piotr Piasecki.

Wpłata do ZUS składa się z trzech składek: zdrowotnej, na ubezpieczenie społeczne (emerytalne, rentowe, wypadkowe oraz chorobowe) oraz na fundusz pracy i FGŚP (Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych). Jeżeli nikogo nie zatrudniamy, składki opłacamy do 10 dnia miesiąca. Jeśli zatrudniamy, termin ten przesuwa się o kolejnych pięć dni. Składki płacone są co miesiąc, niezależnie od tego czy nasza działalność generuje zyski, czy nie. ZUS przesyła indywidualny numer rachunku bankowego, na który wpłacamy zbiorczo składki.

Przez pierwsze sześć miesięcy od rejestracji działalności przysługuje nam prawo do ulgi, następnie przez kolejne 24 miesiące płacimy składki na preferencyjnych zasadach, czyli tzw. mały ZUS. Po tym okresie przechodzimy już do płacenia pełnej składki ZUS. Czym jest w ogóle ulga na ZUS? – Ulga na ZUS jest niczym innym jak przywilejem opłacania wyłącznie składki zdrowotnej – wyjaśnia ekspert. Skorzystać z niej mogą wyłącznie osoby fizyczne, które zakładają działalność gospodarczą po raz pierwszy lub osoby podejmujące ją co najmniej 60 miesięcy od momentu jej zawieszenia, które jednocześnie nie świadczą usług na rzecz byłych pracodawców.

– Rzeczywisty koszt składki zdrowotnej jest w praktyce niższy niż ten deklarowany, ponieważ jej sporą część możemy odpisać od podatku – przekonuje ekspert. Podatek ten odpisujemy od bieżących zaliczek na podatek dochodowy. Wszystko ma oczywiście swoje plusy i minusy. Korzystając z ulgi na ZUS trzeba mieć na uwadze, że z jednej strony płacimy niższe składki, z drugiej zaś nie obejmuje nas ubezpieczenie od wypadków. Warto o tym pamiętać.